Jak rozliczyć nadpłatę wydatków w sektorze publicznym

Niestety nie ma jednolitego stanowiska w tej kwestii. Nadpłatę należy wykazać w RB N i doprowadzić na dochody do JST.Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt. 1 ustawy o rachunkowości w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Z art. 20 ust. 1 UOR dotyczącego sposobu dokonywania zapisów w księgach rachunkowych wynika konieczność wprowadzania zapisu każdego zdarzenia, które nastąpi w danym okresie sprawozdawczym. Oznacza to konieczność bieżącego ujmowania w ewidencji księgowej jednostki operacji związanych z wykonaniem planu finansowego wydatków budżetowych, jak i z zaangażowaniem wydatków (zob. pismo resortu finansów – Departament Rachunkowości z 9 grudnia 2010 r. nr DR3/502/326/BMI/2010/DR-2382).

Jednostka budżetowa pokrywa swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadza na rachunek dochodów JST, zgodnie z art. 11 ustawy o finansach publicznych.

Samorządowe jednostki budżetowe, zrefundowane wydatki niezależnie od okresu, którego dotyczą (nawet w tym samym roku budżetowym) przyjmują jako dochody budżetowe które podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu jednostki nadrzędnej. Uzyskane przez jednostki budżetowe zwroty wydatków dokonanych w poprzednich latach budżetowych powinny być przyjmowane na rachunki bieżące dochodów i podlegać odprowadzeniu na dochody budżetu państwa – dotyczy tylko państwowych jednostek.

W zakresie nieuregulowanym w obowiązujących przepisach prawnych przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, zgodnie z przepisami art. 212 ust. 1 pkt 10 ustawy o finansach publicznych, uchwała budżetowa może zawierać inne postanowienia, których obowiązek zamieszczenia w uchwale budżetowej wynika z postanowień organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego, np.  określające zasady określone dla państwowych jednostek budżetowych.

Po ujęciu w ewidencji księgowej nadpłaty na przełomie roku budżetowego należy przeksięgować należność na konto 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych" pod datą 31 grudnia.  

Jeżeli jednostka otrzyma dokumenty kosztowe po dniu bilansowym, ale przed zamknięciem ksiąg rachunkowych i złożeniem sprawozdania finansowego do jednostki nadrzędnej – dokumenty te należy ująć w księgach roku, którego dotyczą.

Jeśli faktury kosztowe wpłyną do jednostki po facie sporządzenia sprawozdania finansowego i przekazania do jednostki nadrzędnej – faktury, rachunki, noty te ujmuje się w księgach rachunkowych tego okresu, w którym dokumenty te otrzymała.

Jeśli jednostka nie dokonała przeksięgowania salda na dzień 31 grudnia, to na koniec roku na koncie 201 po stronie Wn wystąpiło saldo, które należy wykazałam w bilansie w B.II.1 (należności krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług).

W celu prawidłowego sporządzenia sprawozdania finansowego za 2022 rok w roku 2022 należało dokonać przypisu należności:

• Wn 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych
• Ma 760 Pozostałe przychody operacyjne

Wpływ na rachunek bankowy środków z tytułu zwrotu wydatków z roku poprzedniego:

• Wn 130 Rachunek bieżący jednostek budżetowych
• Ma 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych

Jednocześnie zapis pod WB:

• Wn 761 Pozostałe koszty operacyjne
• Ma 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

Przekazanie środków finansowych (zrealizowanych dochodów) na rachunek bieżący jednostki samorządu terytorialnego:

• Wn 222 Rozliczenie dochodów budżetowych
• Ma 130 Rachunek bieżący jednostek budżetowych.

Należności (dochody) prezentuje się w rachunku zysków i strat jednostki.

Przeczytaj także:

Jak nie popełnić błędu przy sporządzaniu sprawozdania finansowego za 2021 rok

Pamiętaj o zmianach w sprawozdaniach w zakresie operacji finansowych