Zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych pracowników jednostek budżetowych wynikają z przepisów Kodeksu pracy oraz rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w którym zostały określone wysokości diet oraz warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (podróż krajowa), jak i poza jego granicami (podróż zagraniczna).
Zgodnie z przepisami rozporządzenia z tytułu podróży służbowej, odbywanej w terminie i miejscu określonych przez pracodawcę, pracownikowi przysługują m.in.:
- diety,
- zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę.
Na wniosek pracownika pracodawca może również wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy (dalej przedstawiono wzór wniosku o odbycie podróży służbowej własnym samochodem).
W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. kilometrówki, tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 23 października 2007 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, tj.:
· dla samochodu osobowego:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
· dla motocykla – 0,2302 zł,
· dla motoroweru – 0,1382 zł.
