Jak poprawnie naliczyć i zaksięgować odsetki od zobowiązań wobec ZUS w jednostce budżetowej

Jak wynika z praktyki i licznych interpretacji zarówno Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ZUS), jak i protokołów pokontrolnych, przepisy w temacie naliczania i zapłaty odsetek od zobowiązań wobec ZUS są bardzo restrykcyjne. Ponadto warto podkreślić, iż w świetle art. 14 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest nieopłacenie w terminie przez jednostkę sektora finansów publicznych składek: na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Fundusz Solidarnościowy, albo ich opłacenie w kwocie niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia.

Wymieniony w art. 23 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: uosus) katalog przypadków, które zwalniają podatnika z nienaliczania odsetek jest katalogiem zamkniętym, ustawodawca wymienia tutaj następujące przypadki:

1.Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekracza 1% kwoty minimalnego wynagrodzenia. W roku 2023 ze względu na zmianę wysokości wynagrodzenia minimalnego w dwóch terminach odsetek za zwłokę nie nalicza się:

-jeżeli kwota odsetek nie przekracza kwoty 35 zł (3.490 zł × 1% = 34,90 po zaokrągleniu 35 zł) dotyczyło okresu od 1 -stycznia do 30 czerwca

-jeżeli kwota odsetek nie przekracza kwoty 36 zł (3.600 zł × 1% = 36 zł) od 1 lipca 2023 r..

2.Pozostałe przypadki nienaliczania odsetek za zwłokę dotyczą nieopłaconych w terminie składek, z przyczyn leżących po stronie ZUS, za okres od dnia, w którym składki stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia.

3.Odsetek za zwłokę nie nalicza się od nieopłaconych w terminie składek, jeżeli ich nieopłacenie wynika z błędnego zawiadomienia przez ZUS o stanie rozliczeń, zastosowania się płatnika składek w danym okresie rozliczeniowym do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS, zastosowania się płatnika składek do pisma ZUS w jego indywidualnej sprawie, zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej Zakładu, która następnie uległa zmianie.

Od nieopłaconych w terminie składek należne są od płatnika składek odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. –Ordynacja podatkowa (art. 23 ust. 1 uosus). Odsetki za zwłokę wpłacane są bez wezwania organu podatkowego.

Stawka odsetek za zwłokę jest równa sumie 200% podstawowej stopy oprocentowania kredytu lombardowego, ustalanej zgodnie z przepisami o Narodowym Banku Polskim, i 2%, z tym że stawka ta nie może być niższa niż 8% (art. 56 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa).

Na dzień publikacji artykułu stawka wynosi 16,50% (tj.7,25 × 200% + 2%). Wielkość podstawowej stopy oprocentowania kredytu lombardowego ustala Rada Polityki Pieniężnej (https://nbp.pl/polityka-pieniezna).

Odsetki za zwłokę naliczane są od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności podatku lub terminu, w którym płatnik lub inkasent był obowiązany dokonać wpłaty podatku na rachunek organu podatkowego (art. 53 § 4 uop).

Zakład Ubezpieczeń Społecznych, wychodząc na potrzeby płatnika, umieścił na swojej stronie internetowej (www.zus.pl) przydatne, w tym temacie, kalkulatory odsetkowe.

Warto też skorzystać z przygotowanego wzoru do obliczania odsetek. Obliczone kwoty odsetek należy zaokrąglić do pełnych złotych, według zasady matematycznej. Końcówka wyliczonej kwoty poniżej 50 groszy jest pomijana (np. 53,46 zł wpłacimy 53 zł). Natomiast końcówka równa lub wyższa od 50 groszy zaokrąglana jest w górę do pełnych złotych (np. 55,52 zł wpłacimy 56 zł).

Wzór do obliczenia odsetek od nieterminowego odprowadzenia składek

Przykład

Ustalenie kwoty do zapłaty wraz z odsetkami

Ewidencja księgowa

W świetle § ١١ rozporządzenia w sprawie rachunkowości i planów kont odsetkiod należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

W ewidencji księgowej jednostki budżetowej odsetki za zwłokę w spłacie zobowiązań (przypis, naliczenie) ujmuje się na stronie Wn konta 751 „Koszty finansowe” (pozycja analityczna: odsetki za zwłokę) w korespondencji z kontem Ma 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” (pozycja analityczna: zobowiązania/odsetki/ ZUS).

Konto 229 służy do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Zapłatę odsetek księguję się zapisem Wn 229 Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”, stosując odpowiednie podziałki klasyfikacji budżetowej (np. dział 852 rozdział 85219) i paragraf wydatkowy 458 Pozostałe odsetki.

Schemat: Ewidencja odsetek

1.Dokument PK przypis zobowiązania z tytułu odsetek wobec ZUS 751/229

2.Dokument WB wpływ zasilenia z gminy na poczet zapłaty odsetek 130/223

3.Dokument WB zapłata odsetek 229/130

4.Dokument PK przeksięgowanie kosztów operacji finansowych na wynik finansowy 860/751

5.Dokument PK przeksięgowanie zrealizowanych wydatków na fundusz jednostki 223/800

6.Dokument PK przeksięgowanie wyniku finansowego na fundusz jednostki 800/860