Jakie obowiązki ma uczelnia z tytułu zwrotu pracownikom dodatkowych kosztów używania prywatnego auta

Dyrektor KIS potwierdził, że jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a)    podróży służbowej pracownika,
b)    podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Z opisanego we wniosku stanu faktycznego wynikało, że pracownicy uczelni są zobowiązani do wyjazdów służbowych na konferencje naukowe oraz do wyjazdów służbowych na miejsce świadczenia usług badawczo-rozwojowych.

W celu dojazdu do wyznaczonego miejsca pracownicy wykorzystują własne środki transportu. Podróże służbowe pracowników generują dodatkowe koszty, związane z dojazdem na miejsce konferencji czy miejsca wykonywania usług badawczych. Są to:

• podróż autostradą,
• opłaty parkingowe,
• opłaty za przeprawy promowe itp.

Zgodnie z założeniami Kodeksu pracy, uczelnia zwraca pracownikom wszelkie wydatki związane z podróżą służbową, w tym ww. opłaty parkingowe i autostradowe oraz koszty używania pojazdu wynikające z tzw. „kilometrówki”.

Przeczytaj także:  

Ustalanie należności przysługujących pracownikom z tytułu krajowej podróży służbowej

Organ podatkowy wskazał zatem, że w związku z odbywaniem podróży służbowych, zwrot pracownikom dodatkowych udokumentowanych kosztów, związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego – stanowi dla pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, jednakże podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a tej ustawy.

W konsekwencji na uczelni nie ciążą obowiązki płatnika w związku ze zwrotem pracownikom ww. kosztów. Przy czym kwota zwolnienia z tytułu zwrotu kosztów z tytułu opłat za płatne parkingi, opłat za autostrady, czy też opłat za przeprawy promowe, nie podlega wliczeniu do kwoty zwolnienia limitowanego, dotyczącego kosztów samego przejazdu (tzw. kilometrówki).