Zakup materiałów budowlanych - ewidencja księgowa i sprawozdawczość

Szczególne zasady obowiązujące jednostki sektora finansów publicznych, w tym jednostki budżetowe, które wynikają z ustawy o finansach publicznych, a także z rozporządzenia ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych zobowiązują te jednostki do grupowania wydatków w podziale na: wydatki bieżące i majątkowe.

Zgodnie z powyższym rozporządzeniem, do klasyfikowania wydatków bieżących jednostek budżetowych służą paragrafy: 401 do 418, 420 do 430, 432 do 470, 472, 474 do 478, 481, 482, 488 do 490 i 493 do 498. Natomiast do klasyfikowania wydatków majątkowych (inwestycyjnych) w tych jednostkach służy paragraf 605 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych" i 606 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”.

Przez remont obiektu budowlanego rozumie się wykonywanie robót budowlanych polegających na odtwarzaniu (przywracaniu) pierwotnego stanu (technicznego i użytkowego) wykraczających poza zakres konserwacji, niepowodujących jednak zmian w użytkowaniu, przeznaczeniu i konstrukcji tego obiektu. Remont obiektu budowlanego ma na celu doprowadzenie elementów istniejącego obiektu budowlanego, zużytych w czasie użytkowania tego obiektu, do odpowiedniego stanu technicznego, zgodnie z dotychczasowym przeznaczeniem, lub wymianę tych elementów na inne w celu przywrócenia warunków użytkowania tego obiektu.

Klasyfikacja budżetowa jest narzędziem, które ma za zadanie umożliwić dysponentom środków budżetowych zaewidencjonowanie określonych zdarzeń rozstrzygniętych co do zasady przepisami prawa materialnego. Podstawą zaklasyfikowania wydatku do odpowiedniego paragrafu klasyfikacji bud­żetowej jest ustalenie rodzaju tego wydatku oraz jego podstawy prawnej. Wydatki powinny być klasyfikowane w podziałkach najlepiej oddających charakter ewidencjonowanych środków.

Podstawę klasyfikacji wydatku do odpowiedniej podziałki klasyfikacji budżetowej stanowi umowa zawarta między jednostką a kontrahentem, a w przypadku jej braku – treść faktury.

Wydatki na zakup usług remontowych powinny być sklasyfikowane w § 427 z odpowiednią czwartą cyfrą. Paragraf ten obejmuje wydatki na zakup usług remontowych, a w szczególności:

• usługi budowlano-montażowe w zakresie remontów pomieszczeń i budynków oraz
• usługi w zakresie remontów dróg,

niezaliczane do wydatków majątkowych.

Jeśli jednak jednostka budżetowa nabyła materiały przeznaczone do remontu dachu, to taki wydatek powinna ująć w § 421 „Zakup materiałów i wyposażenia”.

Powyższe oznacza, że jeżeli w jednostce ma zostać przeprowadzony remont dachu budynku na który będzie się składać zakup materiałów budowlanych oraz usługa zwana robocizną (ktoś ten remont musi wykonać), to oba te wydatki powinny być sfinansowane z planu wydatków bieżących jednostki, tj.:

• zakup materiałów i wyposażenia w ramach planu wydatków w § 421 „Zakup materiałów i wyposażenia”,
• robocizna z § 427 „Zakup usług remontowych”.

Jeżeli naprawa dachu wraz z zakupem materiału zostałaby zlecona firmie, a jednostka otrzymałaby fakturę za remont dachu, wtedy całość faktury należałoby zakwalifikować do § 4270 ,,Zakup usług remontowych”.

Uwzględniając różne okoliczności organizacyjne jednostek, jak i możliwości finansowe określane w corocznych planach finansowych jednostek, częstokroć występują sytuacje, w których jednostki w jednym roku kupują materiały, natomiast w roku następnym zlecają prace, do których mają być wykorzystane uprzednio zakupione materiały.

Należy jednak mieć na uwadze, że ostateczną decyzję o sposobie klasyfikowania wydatku według katalogu paragrafów określających rodzaj wydatku podejmuje kierownik jednostki sektora finansów publicznych, który dysponuje pełnią wiedzy o stanie faktycznym określonego zdarzenia i może dokonać szczegółowej analizy charakteru danego wydatku.

Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej do ewidencji zakupu usług remontowych służy konto 402 ,,Usługi obce”.

Na koncie 402 ujmuje się m.in. koszty z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki.

Na stronie Wn konta 402 ujmuje się poniesione koszty usług obcych (np. usługa wykonania remontu dachu), a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów. Na dzień bilansowy na stronie Ma ewidencjonuje się przeniesienie kosztów usług obcych na konto 860.

Ewidencję księgową zakupu usługi ,,remontu dachu ” w jednostce budżetowej przedstawia przykład 1.

Z kolei, jeżeli jednostka zakupi sama materiały, a usługę wykonania samego remontu zleci firmie, wówczas ewidencja księgowa powinna być na dwóch kontach:

• materiały - konto 401 ,,Zużycie materiałów i energii”,
• usługa remontu - konto 402 ,,Usługi obce”.

Ewidencję księgową zakupu materiałów na remont dachu oraz usługi remontu w jednostce budżetowej przedstawia przykład 2.

Przykład 1. Ewidencja księgowa zakupu usługi ,,remont dachu ” w jednostce budżetowej

Założenia:

• Jednostka budżetowa (szkoła) zleciła przeprowadzenie remontu dachu firmie z zewnątrz.
• W umowie zawarto zapis, że firma dokonuje remontu dachu kompleksowo (razem z materiałami).
• Na fakturze widnieje pozycja - remont dachu budynku szkoły, bez rozbicia na materiały i usługę.

Przykład 2. Ewidencja księgowa zakupu materiałów na remont dachu oraz usługi remontu  w jednostce budżetowej

Założenia:

• Jednostka budżetowa (szkoła) zleciła przeprowadzenie remontu dachu firmie z zewnątrz.
• Szkoła sama zakupiła materiały na remont dachu.
• W umowie zawarto zapis, że firma dokonuje remontu dachu z materiałów dostarczonych przez szkołę.
• Na fakturze widnieje pozycja - remont dachu budynku szkoły.

Każda jednostka budżetowa zobowiązana jest do sporządzania różnego rodzaju sprawozdań, do których należą m.in. sprawozdania budżetowe. Rodzaje, sposoby i formy sporządzania sprawozdań zostały określone w rozporządzeniu ministra rozwoju i finansów z 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Dokonywane przez jednostki budżetowe wydatki powinny zostać ujęte w sprawozdaniu budżetowym Rb-28S. Jest to sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej oraz jednostki samorządu terytorialnego. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 19 do rozporządzenia, a szczegółowa instrukcja sporządzania sprawozdania jest zawarta w załączniku nr 36 do rozporządzenia.

Poniżej przedstawiono wypełniony wzór sprawozdania Rb-28S - na podstawie danych z tabeli nr 1 i 2.

Przykład 3. Sprawozdanie do przykładu 1.

Założenia:

W okresie sprawozdawczym – od stycznia do 30 czerwca 2021 r. – w jednostce budżetowej (szkoła – liceum ogólnokształcące) plan wydatków w dziale 801 „Oświata i wychowanie”, w rozdziale 80120 „Licea ogólnokształcące” wyniósł:

• § 3020 – 1.000,00 zł,
• § 4010 –  982.000,00 zł,
• § 4040 – 71.000,00 zł,
• § 4110 – 160.000,00 zł,
• § 4120 – 20.600,00 zł,
• § 4170 – 5.100,00 zł,
• § 4210 – 77.000,00 zł,
• § 4260 – 93.000,00 zł.
• § 4270 – 80.600,00 zł,
• § 4280 – 9.100,00 zł,
• § 4300 – 10.000,00 zł,
• § 4360 – 3.000,00 zł,
• § 4410 –  600,00 zł,
• § 4520 – 6.000,00 zł,
• § 4700 – 3.000,00 zł,

Jednostka została zobowiązana do sporządzania planów finansowych w zakresie wydatków w szczegółowości: dział, rozdział, paragraf.

Na podstawie powyższych danych zostało sporządzone kwartalne sprawozdanie za okres od początku roku do 30 czerwca 2021 r.

Poniżej przedstawiono ,,wycinek” danych ze sprawozdania Rb-28S, z uwzględnieniem zapłaty faktury za remont dachu – na podstawie danych z przykładu 1.

Przykład 4. Sprawozdanie do przykładu 2.

Poniżej przedstawiono ,,wycinek” danych ze sprawozdania Rb-28S, z uwzględnieniem zapłaty faktury za remont dachu – na podstawie danych z przykładu 2.