Jednostki mogą zostać zobligowane do prowadzenia zbiorowego żywienia. Dotyczy to przede wszystkim takich jednostek jak przedszkola, szkoły i placówki oświatowe, czy domy pomocy społecznej. Sposób prowadzenia ewidencji w szkołach i placówkach oświatowych będzie zależał od sytuacji, w której jednostka posiada rachunek wydzielony lub gromadzi dochody i dokonuje wydatków ramach budżetu jednostki. Uzależnione to jest również od tego, czy szkoła jest czynnym płatnikiem podatku VAT. Poniżej rozpatrzymy właśnie takie przypadki.